2.1 De dialoog
2.1.1 Vooraf
Aan de beslissing om een dialoog te organiseren gaat het nodige denkwerk vooraf: Het is allereerst goed om stil te staan bij de vraag hoe dit dialoogproces in jouw specifieke organisatie past. Vragen die kunnen worden gesteld zijn bijvoorbeeld: Wie gaat dit begeleiden, wat is onze specifieke onderzoeksvraag, wanneer zijn we tevreden, op welke manier gaan we met uitkomsten om, wat wordt er gedeeld in (en buiten) de organisatie en hoe zorgen we voor borging van de dialoog? Als er over de deze vragen is nagedacht, kan met de praktische organisatie begonnen worden. Hieronder volgen een checklist en tips gebaseerd op de ervaring uit de oefendialogen.
1. Prik een datum/meerdere data
Vind een geschikt moment of prik meteen meerdere data.
2. Kies een geschikte locatie/ setting
In de dialoog wil je dat iedereen zich gelijkwaardig en veilig voelt. Een ruimte die neutraal aanvoelt is ideaal. Liever niet een kleine afgesloten ruimte. Een gebouw of een ruimte kan soms een vervelende associatie hebben voor jongeren. Er kan ook voor een ruimte buiten de organisatie worden gekozen.
Tip: Als er iets te eten en/of te drinken is tijdens de dialoog voelt het gesprek vaak meer ontspannen aan. Een ruimte met prettige stoelen zonder tafel of een grote ronde tafel i.p.v een vergadertafel zorgt voor een informelere sfeer. Als de dialoog aan tafel plaatsvindt, denk dan na over waar mensen zitten (bijvoorbeeld niet alle jongeren aan de ene kant en alle professionals aan de andere kant).
3. Selecteer deelnemers en nodig deelnemers uit
Wees bewust van diversiteit en een evenredige verdeling tussen verschillende deelnemers uit de driehoek en ook diversiteit van verschillende cliënten en professionals onderling.
Tip wie: Denk bewust na over het al dan niet betrekken van ouders (niet perse samen met hun kinderen).
Tip aantal: Met een deelnemersaantal van 8-12 is er voldoende diversiteit en ook voldoende tijd om iedereen aan het woord te laten komen.
Tip uitnodigen: Denk na over wie en hoe je mensen uitnodigt. Persoonlijk werkt vaak beter. Laat merken dat je het waardeert dat de jongeren meedoen (zorg bijvoorbeeld voor eten dat zij lekker vinden of een cadeaubon).
4. Bepaal van te voren wie aantekeningen maakt en wat hier mee gebeurt
Bespreek van te voren of en door wie aantekeningen gemaakt worden. Spreek ook af wat er met die aantekeningen en wat er met suggesties en acties die uit de dialoog voortkomen gebeurt.
5. Stem af met een dialoogbegeleider
Selecteer een dialoogbegeleider en reserveer telefoontijd voor afstemming tussen dialoogbegeleider en bestuurder. Met name het gelijkwaardig deelnemen aan de dialoog door de bestuurder heeft, vanwege zijn positie, aandacht nodig. Jeugdzorg Nederland heeft suggesties voor dialoogbegeleiders, maar dit kan ook door contacten vanuit de eigen organisatie. In hoofdstuk 3.1 is een lijst opgenomen met kwaliteiten, waar een dialoogbegeleider aan voldoet.
2.1.2 Tijdens
Tijdens de dialoog is het van belang dat de motivatie om de dialoog te organiseren toegelicht wordt en dat de dialoogbegeleider kort wordt geïntroduceerd. Soms gebeurt dit door de bestuurder, maar het kan ook door de dialoogbegeleider zelf worden gedaan. Dat laatste heeft de voorkeur omdat het de gelijkwaardige posities van de deelnemers versterkt. De dialoogbegeleider geeft het aan als iemand van de organisatie notities maakt en wat hier mee gedaan wordt. Het is belangrijk om te zorgen dat het duidelijk is bij wie mensen terecht kunnen als ze na afloop van de dialoog vragen hebben.
2.1.3 Na
De dialoog wordt afgesloten met een kort reflectiemoment op de dialoog. Op een later tijdstip na afloop van de dialoog kan er nog een interne reflectie en evaluatie plaats vinden en kunnen stappen worden besproken voor een eventueel vervolg. Het helpt om van tevoren al te beslissen wanneer je gaat evalueren, wanneer de notities worden doorgestuurd en wanneer wordt gecheckt wat er met eventuele follow-up is gedaan.
2.2 Aanbevelingen
1. Integreer de dialoog structureel in de organisatie
Maak de dialoog een vanzelfsprekend geïntegreerd onderdeel van de organisatie om geweld bespreekbaar te maken, juist ook buiten incidenten om. In deze handreiking worden tips en spelregels gegeven over het proces, maar het is net zo belangrijk om te zorgen dat het proces plaats kan vinden. Om de dialoog binnen de organisatie te borgen, zijn er verschillende mogelijkheden:
2. Heb ook aandacht voor het direct bespreekbaar maken van geweld na een incident
De dialogen in de driehoek zijn bedoeld om geweld in de jeugdzorg structureel bespreekbaar te maken en om samen te onderzoeken hoe de jeugdzorg geweldlozer kan worden. Daarnaast is het belangrijk om manieren om geweld na afloop van incidenten te bespreken verder te ontwikkelen (ook met de mensen die er niet rechtstreeks bij betrokken waren, maar er wel mee geconfronteerd zijn, zoals andere jongeren en begeleiders). Zorg dat hier ook handvatten voor zijn. Dit kan ook in dialoog.
3. Doe iets met wat in de dialoog besproken is
De dialoog heeft niet als doel om concrete resultaten te bereiken of om een actielijst op te stellen. De ervaring leert echter dat het (onder)zoekende karakter van de dialoog juist oplevert dat er wel degelijk concrete verbeterpunten naar voren kunnen komen. Het is dan van belang met elkaar af te spreken hoe hier mee omgegaan wordt. Zorg dat duidelijk teruggekoppeld wordt, wat er gedaan wordt met wat er in de dialoog besproken is. Ook als er een specifieke reden is om er niets mee te doen. Dit toont dat de inbreng van alle deelnemers serieus genomen is.
4. Benut ervaringsdeskundigheid
Ervaringsdeskundigen kunnen een belangrijke brugfunctie vervullen, omdat ze vanuit hun eigen ervaring kunnen verbinden met de jongeren en tevens met enige afstand naar die eigen ervaring kunnen kijken. Hun inbreng en het delen van eigen ervaring in het gesprek kan waardevol zijn, waardoor anderen zich hier ook door uitgenodigd voelen. Ook kunnen ervaringsdeskundigen als dialoogbegeleider opgeleid worden.
5. Doe ook iets anders samen
Zorg voor een omgeving, waarin je sowieso vaker informeel samen bent. Bijvoorbeeld door als bestuurder, professional en cliënt samen te lunchen of te voetballen etc. Als je op andere gebieden dingen samen doet, is het ook gemakkelijker om in gesprek te gaan.